De quoi parle-t-on ?

 

• De nombreux métiers s’exercent naturellement loin de leur hiérarchie : commercial, consultant, contrôleur de train, directeur de site, diplomate…

 

• Avec l’internationalisation des activités et des entreprises, la transformation des organisations (par « business unit » ou par matrice) et le nomadisme, tous les métiers sont potentiellement concernés : les ingénieurs gèrent des projets dans différents pays, les chefs de produits collaborent avec un n + 1 basé dans une lointaine capitale, les chargés d’assistance d’un assureur télé-travaillent…

 

Alors Comment communiquer efficacement à distance et contrôler le travail sans être présent ?

 

1. Les causes de la distance

 

Internationalisation  -Régionalisation des activités… 

Business Unit  ou travail en matrice…

Nomadisme, télétravail…

Tous les métiers peuvent être concernés

 

 

• Quelles technologies sont concernées ?

 

Visuel ou oral : Les écrans géants – les Visioconférences – Les ConfCalls – Webconférence – Skype

Ecrit : Les Agendas partagés – Email – SMS…

 

• Pour quelle utilisation

 

Régler des problèmes pratiques,

Présenter des éléments de reporting

Email : premier moyen des managers pour contrôler les collaborateurs ; ils demandent une réactivité immédiate comme en présentiel ; l’information doit être plus factuelle

SMS : annonces et demandes courtes sans interprétation

Téléphone = la voix fait mieux passer l’émotion

 

• Les outils numériques pilotent plus le travail qu’ils n’ouvrent le dialogue

Cela ne permet pas le débat d’idées à plusieurs ou avec le manager de proximité.

Permet un contrôle dans un seul sens, celui des ordres donnés.

La technologie ne génère pas de proximité, avec l’Email on perd la notion de contact gratuit et informel.

2. Les avantages et les inconvénients du management à distance

 

Avantages	Inconvénients
Temps et coût de transport	Technologies onéreuses
Permet de régler des problèmes pratiques	Permet plus difficilement la réflexion, les débats d’idées ou l’ouverture de dialogue
Permet d’interconnecter des personnes au même moment dans des lieux différents et favorise le travail en commun	Difficile de se partager entre le réel environnement et l’écran virtuel : le cerveau doit gérer simultanément 2 univers au détriment de la réflexion
Permet la clarification des demandes et nécessite des objectifs faits par écrits	On perd la notion de contact gratuit et informel
Moins de conflits car moins de contacts	Le coté impromptu de la communication  n’est plus possible.
Peut permettre une libération de la parole	Le message peut être dénaturé car on ne perçoit pas l’informel du face à face
Liberté du salarié –  Moins de conformité	En cas de retard, difficile de savoir si le salarié est débordé, désorganisé ou stressé

 

 

 

3. Générer un esprit d’équipe, une voie possible

 

Générer un esprit d’équipe reste l’une des priorités afin d’apporter de la régularité dans la communication.

 

Il faut donc :

• privilégier des réunions de lancement de projet en présentiel, même si les salariés ne vont pas se côtoyer.
• Donner du sens au travail d’équipe et l’appartenance à un groupe
• Ne pas surcharger les présents et sous évaluer les personnes à distance pour l’équité
• Faire des réunions tournantes su site distant.

 

Il est toutefois important de noter que malgré la distance, le bon manager n’est pas mis en difficulté par celle-ci mais elle accroît les faiblesses du management.