Gestion du temps : ne vous précipitez pas !

Comment gérer son temps lorsque les pressions professionnelles quotidiennes nous incitent à aller de plus en plus vite. Nous obéissons à des injonctions de rapidité alors que la qualité du rendu doit être préservé.

Avec l’accumulation des tâches, nous allons plus vite pour terminer le plus vite possible, mais cela génère plus de stress et nous perdons du temps. Le premier réflexe est de vouloir travailler plus vite intelligemment, grâce à des outils révolutionnaires, mais le plus simple réside souvent dans la hiérarchisation des tâches…

Comment gérer son temps lorsque nous nous retrouvons face à ces problèmes ?

Décelez pourquoi le temps vous manque !

1. Les imprévus

Une tâche de dernière minute qui s’ajoute à votre pile et comme par magie, vous n’avez plus le temps de vous occuper de rien ! Un bug, un événement, une urgence, un oubli. Beaucoup d’imprévus peuvent arriver pour venir encombrer votre temps de travail. Ils sont très difficiles à gérer et paraissent le plus souvent comme la priorité principale.

Réagissez face aux imprévus !

En cas d’imprévu, revisitez vos priorités. Un imprévu n’est pas forcément urgent. Petit conseil : favorisez votre client, votre usager… !

2. Le manque d’anticipation

Très souvent, nous manquons de temps car nous n’avons pas anticipé la durée réelle d’une mission. Sous-estimer le temps que prend une tâche est une erreur d’appréciation.

Remède : Prenez de l’avant ! Et changez votre manière de fonctionner pour éviter le même problème dans le futur..

Anticipez l’imprévu et Prévoyez 30% de temps en plus sur votre agenda afin d’avoir toujours un temps d’avance. Prenez l’habitude d’évaluer le temps avec de la marge.

Changez votre manière de faire les choses constamment. Préférez toujours l’efficacité.

Ne procrastinez jamais et ne faites jamais les choses à moitié.

Apprenez à dire non. Si certaines tâches sont ajoutées alors que ce n’est pas de votre ressort, dites non.

Apprenez à déléguer. Si vous êtes managers, il y a bien des tâches qui peuvent être réalisé par votre assistant si celui-ci n’est pas débordé.

3. Les outils inadaptés

Certaines tâches peuvent être faites beaucoup plus rapidement grâce à des outils adaptés. C’est le principe de la productivité et c’est pourquoi certains robots nous remplacent. Un cuisinier avec un couteau mal aiguisé mettra beaucoup plus de temps à préparer son plat qu’un cuisinier qui peut enchaîner les coupes à vitesse grand V. Pourtant, les compétences sont les mêmes. Mais l’un possède un meilleur outil que l’autre n’a pas.

Il faut donc des outils qui nous permettent de mieux faire notre travail et plus rapidement.

4. Les distractions

Décider de s’occuper de ses tâches est certes facile. Mais les exécuter en étant distrait empiète sur le temps qu’on met pour les finir et s’occuper des tâches suivantes. La concentration est donc la clé pour gagner en efficacité et en rapidité sans se précipiter. Il faut donc savoir s’isoler.

Coupez vous des distractions !

Pour mieux se concentrer et éviter les distractions, coupez-vous du monde. Au revoir le smartphone évidemment. Coupez également les notifications Outlook qui apparaissent toutes les 2 minutes au moindre mail. Elles vous distraient immédiatement, et vous appellent sur un autre dossier en cours. Laissez les notifications pour les demandes (ULTRA) urgentes uniquement. Vous pourrez consulter vos mails une fois la tâche terminée.

Si vous aimez avoir de la musique pour vous couper des discussions des collègues, préférez la musique classique, ou les musiques de films plutôt que les chansons. Les paroles empiéteront sur votre concentration alors que les musiques de films sont là pour vous concentrer sur l’action. De plus, elles vous motiveront.

5. L’accumulation des tâches

Commencer une tâche, puis passer à une autre, puis revenir sur la première n’est pas la bonne solution. Certes vous pourrez dire « oui je suis en train de m’en occuper » lorsque vous y êtes à 15%. Mais au final vous perdez plus de temps car vous devez vous re-concentrer sur le sujet à chaque fois que vous retournez dessus.

Détectez une priorité !

Définissez ce qui est important ou pas, urgent ou pas. Dans tous les cas, faites ce qui est rapide. La liste sera alors moins longue.

Distinguez Importance et Urgence

Hiérarchisez les tâches et Estimez les conséquences d’un retard entre les différentes tâches et comparez celles-ci.
Prenez exemple sur la matrice d’Eisenhower :

[Est important ce qui est lié à mes objectifs prioritaires. Est urgent ce qui ne pourra être fait plus tard.]
    IMPORTANT   MOINS IMPORTANT
  URGENT   FAIRE     DELEGUER
  MOINS URGENT   PLANIFIER     ABANDONNER

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